Outlook geavanceerde training
Microsoft Outlook is bij iedereen wel gekend als e-mail client. Op deze pagina bieden we een meer geavanceerde opleiding voor het gebruik van Outlook in je WORK Smart omgeving. We halen een aantal functies aan die wat minder gekend zijn in het dagelijks gebruik van Outlook. Zoek je geen online lessen, maar eerder stappenplannen, kijk dan even naar de stappenplannen elders op deze website of contacteer de servicedesk van Driezen IT. Laten we er direct invliegen met uitgestelde emails.
1. Het gebruik van uitgestelde emails
Wat zijn uitgestelde emails? Je kent het wel, je hebt net een email opgsteld die je dringend wilde versturen met enkele aandachtspuntenen richtlijnen voor je directe collega’s. Vijf minuten nadat je je email verstuurd hebt bedenk je echter dat je een belangrijk puntje vergeten bent. Een nieuwe email achterna dan maar naar diezelfde collega’s. Of nog vervelender, je hebt net een offerte doorgestuurd naar een klant, maar bedankt net na het versturen dat je een foutje hebt gemaakt bij het berekenen van de prijzen. Hoe kan je dit voorkomen? Er zijn 2 eenvoudige manieren om dit te voorkomen of tenminste je de kans te geven om binnen enkele minuten na het versturen nog in te grijpen. We gaan het niet hebben over het terugroepen van een verstuurde email aangezien dat in de meeste gevallen niet werkt. Nee, we hebben een vele betere methode.
We gaan het versturen van de email uitstellen! Je leest het goed, we gaan Outlook de opdracht geven om nadat wij op de send of verstuur email knop gedrukt hebben, nog heel even te wachten met het effectief versturen van de email. En dat zonder dat wij ons daar zorgen moeten over maken, nee, Outlook verstuurt de email gewoon iets later. Denken we dan binnen de 5 minuten nog aan iets dat we vergeten zijn? Geen probleem, we gaan naar postvak uit en kunnen daar onze email die we dachten reeds verstuurd te hebben gewoon terug openen en aanpassen. En dan terug versturen.
We zeiden dat er 2 manieren zijn. Wel de eerste manier is dat we het versturen van emails op handmatig zetten. Alle emails die we ‘versturen’ blijven dan in postvak uit staan tot we effectief op ‘verzenden en ontvangen’ klikken. Een handige methode, met een belangrijke opmerking. De emails worden in dit geval pas effectief verstuurd na het klikken op ‘verzenden en ontvangen’. Maak er dus een gewoonte van om bv. iedere middag of ’s avonds voor je naar huis vertrekt of stopt met werken om op die knop te klikken.
Zo heb je de ganse tijd tussen de middag en avond tijd om je emails die je eigenlijk ‘verstuurd’ had, toch nog te bewerken. We bekijken enkele screenshots om te verduidelijken.
Klik bovenaan ‘bestand’ en dan ‘opties’ :
Klik dan ‘geavanceerd’ of ‘advanced’ als je de engelstalige versie zou gebruiken, zie je dan de knop ‘verzenden / ontvangen’ staan. Naast die knop zie je een vinkje staan bij ‘bij verbinding direct verzenden’ dat je dient uit te zetten. Voortaan blijven al je emails in je postvak uit staan.
Welke knop druk ik nu om de emails effectief toch te versturen vraag je je af. Hiervoor druk je op de groene pijltjes links bovenaan :
Dat is de eerste (manuele) methode. Alles kan beter natuurlijk, dus is er van deze methode ook een automatische methode mogelijk.
Laat ons eens bekijken hoe we dat kunnen instellen. Dit doen we met behulp van het gebruik van regels. Meer hierover onderaan deze pagina, maar we gaan er reeds 1 ding uithalen. Let’s go!
Klik op ‘bestand’ en dan op ‘regels en waarschuwingen’. Kies dan ‘nieuwe regel’ en ‘regels toepassen op emails die ik verzend’.
Klik volgende :
Je krijgt dan deze melding :
Kies ‘Ja’, want dat is wat we willen, we gaan iedere email die we versturen automatisch met vertraging versturen.
Klik dan ‘bericht een aantal minuten uitstellen’ en daarna op ‘aantal’ :
Kies na hoeveel minuten je je email wil versturen, bv. 5.
Klik op volgende en geef in de volende stap een naam op voor je nieuw aangemaakte regel, bv. ‘uitgesteld email versturen’. En klik op ‘finish’. Voortaan zal iedere keer als je een nieuwe email opstelt of je beantwoordt een email en je klikt op ‘verstuur’ deze in je postvak uit blijven zitten voor 5 minuten. Na die 5 minuten wordt de email automatisch verstuurd. Bedenk je je dus binnen die 5 minuten, kan je in je postvak in heel makkelijk je email terug openen en aanpassen.
Heb je dit allemaal niet aangezet en je wil toch een email terughalen vlak na het versturen? Dan kan je dit proberen met de ‘recall’ functie waarover we in het begin van deze les spraken. We raden het gebruik hiervan af, maar voor de geïnteresseerden geven we hieronder graag mee hoe dat in zijn werk gaat :
2. Het gebruik van regels voor meer automatisering
We hebben gezien hoe we met behulp van een regel een email met uitstel kunnen versturen. Maar regels bieden natuurlijk nog veel meer mogelijkheden. We overlopen er enkele in volgend filmpje :
3. Categorieën, vlaggen en kleuren!
In Outlook kun je categorieën, vlaggen en kleuren gebruiken om je e-mails, afspraken en taken beter te beheren en te organiseren. Hier is een overzicht van wat je ermee kunt doen:
Categorieën
- Wat zijn ze? Categorieën zijn labels die je kunt toewijzen aan e-mails, afspraken, taken en contactpersonen.Wat kun je ermee? Je kunt kleurcodes en labels toevoegen om snel te zien welke items belangrijk zijn, welke prioriteit hebben en welke aandacht nodig hebben. Bijvoorbeeld, werkgerelateerde e-mails kun je blauw maken, persoonlijke e-mails groen, enzovoort.
- Wat zijn ze? Vlaggen zijn markeringen die je kunt toevoegen aan e-mails en taken.
- Wat kun je ermee? Door een vlag toe te voegen, maak je van een e-mail een taak die je moet opvolgen. Je kunt ook herinneringen instellen zodat je een melding krijgt wanneer een taak moet worden voltooid.
Kleuren
- Wat zijn ze? Kleuren zijn visuele markeringen die je kunt toewijzen aan categorieën.
- Wat kun je ermee? Kleuren helpen je om snel onderscheid te maken tussen verschillende categorieën. Dit maakt het makkelijker om je inbox en agenda te overzien en te beheren.
We overlopen dit in volgend filmpje :
4. Het gebruik van de agenda
We zagen net het gebruik van kleuren en categorieën in emails. Dit kunnen we ook gebruiken in onze agenda.
5. Links versus bijlagen
Het gebruik van zogenaamde attachements of bijlagen is bij de meeste mensen nog sterk ingebakken alhoewel tegenwoordig meer en meer overgestapt wordt naar het versturen van links ipv bijlagen.
We kunnen het verschil een beetje vergelijken met het gebruik van uitgesteld emailen. Stel, je verstuurt een offerte naar een klant als bijlage. Nadien merk je dat je belangrijke informatie vergeten te vermelden bent in het document dat je als bijlage doorstuurde. Document aanpassen en op nieuw als bijlage versturen dus. Daarna antwoordt je klant nog eens met vraag voor een kleine aanpassing, je past aan en hopla, weer een reply met een nieuwe bijlage. Op den duur heb je 5 emails met 3 verschillende bijlagen. Niet handig en veel kans op misverstanden.
Ander voorbeeld. Je verstuurt naar een beveiligingsfirma een plan van je hele huis omdat ze dat nodig hebben om daarop alle punten voor beveiligingscamera’s en detectiesystemen te voorzien. Ze plannen dit in op je plan van je huis en sturen dit als bijlage terug door met prijsopgave. Enkele weken nadien meldt die firma dat de mailbox van 1 van hun medewerkers gehackt werd waardoor het mogelijk is dat je plan van je huis incl. alle punten met camera’s en detectoren ‘op straat ligt’. Niet fijn en veel stress dat makkelijk kan vermeden worden. Hoe? Wel, door gebruik te maken van links ipv bijlagen. Laat ons dit even bekijken.
We starten met onze email
We hebben het plan van onze woning als PDF bestand in Onedrive staan :
Klik invoegen en dan bestand, door weblocaties bladeren en dan Onedrive :
Klik op het gewenste bestand dat je wil ‘meesturen’ en kies ‘koppeling delen’ :
Je email met link ziet er dan zo uit :
Wordt nu de mailbox van je leverancier gehackt, dan zit er enkel een link in die je eenvoudig kan verbreken. Of hernoem gewoon je bestand met het plan en de link gaat niet meer werken. Normaal gezien zal de link sowieso maar beperkt werken in tijd en na die tijd niet meer beschikbaar zijn. Wil je iets aan je plan wijzigen, dan kan je het bestand gewoon wijzigen zonder dat je terug een bijlage moet doorsturen. De ontvanger zal via de link steeds de meest up-to-date versie kunnen openen.