Outlook basis training
Microsoft Outlook is bij iedereen wel gekend als e-mail client. Op deze pagina bieden we een basisopleiding voor het gebruik van Outlook in je WORK Smart omgeving. Het account van iedere WORK Smart gebruiker wordt automatisch geconfigureerd in Outlook bij het inloggen. We gaan er dus vanuit dat je Outlook ingesteld is met je account en volledig up-and-running is. Is dat niet het geval, kijk dan even naar de stappenplannen elders op deze website of contacteer de servicedesk van Driezen IT. Laten we starten met een kort overzicht van Outlook in volgend filmpje.
1. We starten met de basis, de indeling van Outlook!
Een nieuwe e-mail opstellen en versturen, een e-mail beantwoorden of doorsturen naar iemand… dat is ondertussen bij iedereen wel gekend nemen we aan.
Laten we het over een belangrijk onderdeel van een e-mail hebben, een onderdeel dat geautomatiseerd kan worden, de handtekening. Hoe stellen we een handtekening makkelijk in? Tijd voor een filmpje.
TIP! Heb je ook al zo een langdradige e-mail ontvangen waarbij ’tig keer over en weer gemaild werd? En heb je je ook gestoord aan het feit dat van sommigen daar telkens een handtekening onderaan de e-mail stond van 10 regels lang? Tijd om hier iets aan te doen en het goeie voorbeeld te geven.
Voor het opstellen van een nieuwe e-mail kan je namelijk instellen dat in dat geval je volledige handtekening automatisch toegevoegd wordt. Krijg je nadien een reply van de ontvanger waarop je ook terug wil antwoorden, dan wordt automatisch een korte versie van je handtekening toegevoegd ipv de volledige versie. Zo blijft de e-mail veel overzichtelijker en meer leesbaar.
2. Out Of Office, automatische berichten tijdens je afwezigheid
Een automatisch bericht instellen tijdens je afwezigheid kent waarschijnlijk iedereen wel. Toch overlopen we in volgend filmpje graag nog eens de stappen.
3. Zoeken in emails
Om een email te zoeken waarin een bepaald woord voorkomt in het onderwerk of de titel van een email kan je het woord waarnaar je op zoek bent eenvoudig in de zoekbalk ingeven. Wat nu als je naar 2 woorden achter elkaar op zoek bent. Bv. alle mails van Jan Janssens. Je bent niet geïnteresseerd in alle emails van Jan of van Janssens, maar specifiek van Jan Janssens. Dit kan je doen door de woorden die je in combinatie wil zoeken tussen aanhalingstekens te zetten, bv. “Jan Janssens”. We verduidelijken dit in volgend filmpje.
4. Te veel emails waarbij je in cc staat?
Je kent het wel, je collega’s zijn over en weer aan het mailen over een bepaald onderwerk waarbij ze jou telkens in cc zetten. Waarom heb je geen idee, want je hebt er verder weinig mee te maken met hun discussie en over en weer geping pong. Je kan voor dergelijke emails de functie ‘negeren’ gebruiken. Klik de gewenste email en klik ‘negeren’. Vanaf dan zullen alle reply’s specifiek op die email met dat onderwerp genegeerd worden. En dat mag je letterlijk nemen, de emails gaan gewoon naar je verwijderde items. 🙂
5. Emails indelen in verschillende mappen
Al je inkomende emails in je postvak in laten staan gaat al snel voor een onoverzichtelijke wanorde zorgen. Akkoord, je kan de zoekfunctie gebruiken om emails terug te vinden zoals we eerder gezien hebben. Maar beter zou zijn om onze inkomende emails te sorteren in verschillende mappen. We leggen dit uit in volgend filmpje.